因公护照换发、补发等均需经国内有关部门核准后办理。因公护照持有人如因护照即将到期，且暂时无法回国，确需在国外更换，请先联系派出单位，按国内有关程序申办。使馆收到国内相关换发、补发通知后方可办理。

如已完成国内有关手续，可致电或通过邮箱consulate_astana@mail.ru查询有关情况，如使馆已收到通知，将为申请人预约到馆办理时间。为便于申请人一次行带齐资料，可先将下列材料清单中所列资料发送至使馆邮箱进行预审。邮件标题请注明“因公护照换发+姓名+联系电话”，正文请写清具体人员情况，并上传所有材料扫描件或照片。如情况紧急，可拨打领保电话。

【材料清单】

一、完整填写的《中华人民共和国护照/旅行证/回国证明申请表》1份（使馆官网可下载，需粘贴纸质照片并签名）

二、近期（6个月内）正面免冠彩色半身证件照片（光面相纸）一式3张，到馆办理时请务必携带同版照片电子版，请务必刻录在光盘中，U盘不予受理。

三、护照原件及护照资料页、加注页复印件各1份；

四、在哈有效居留证件或签证，工作许可等复印件

五、本人已签署的《国籍状况声明书》

六、本人已签署的《申请人声明书》

七、换发公务护照批件复印件 

【制证及取证】

领事官员审核资料后会开具取证单，请妥善保管粉色取证单。有关证件在制证中心（不在哈境内）制作完成，随后通过国际快递方式寄送至使馆，制作周期一般为1个月。

证件制作好后，使馆会及时与申请人联系确认取证日期。取证日当天本人携带原护照原件、取证单到馆取证。请申请人拿到证件后第一时间核对有关信息。如无误，使馆领事官员将对原护照进行剪角注销处理，并退还申请人留存备用。请申请人及时赴当地有关部门办理新的居留证件。

如实不方便本人到馆取证，可委托他人取证，但务必提前通过邮件告使馆，邮件标题请注明“公务普通护照代取+姓名+联系电话”，邮件中注明由代理人取证原因，申请人姓名、代理取证人姓名及证件、取证单号等信息，代理取证人除需携带本人证件，还务必携带申请人的原护照原件、取证单。